“使用活字格企業(yè)級(jí)低代碼開(kāi)發(fā)平臺(tái)構(gòu)建的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠幫助客戶節(jié)省勞動(dòng)力和費(fèi)用，能夠幫助銷(xiāo)售助力、財(cái)務(wù)部在應(yīng)收和開(kāi)票工作時(shí)間上減少60%，同時(shí)能夠降低錯(cuò)誤率，減少快遞寄送發(fā)票，節(jié)省費(fèi)用。”

——由西往東（上海）貿(mào)易有限公司 宣可達(dá)

項(xiàng)目背景

零售批發(fā)企業(yè)在面對(duì)小微客戶時(shí)通常需要每月對(duì)賬后開(kāi)具發(fā)票，然后再由財(cái)務(wù)在ERP系統(tǒng)中核銷(xiāo)已交貨未開(kāi)票的訂單。全面引入了電子發(fā)票之后，能夠減少重復(fù)瑣碎且沒(méi)有技術(shù)含量的工作。同時(shí)，電子發(fā)票可以以電子郵件的形式發(fā)送給客戶，減少因快遞寄送發(fā)票所帶來(lái)的運(yùn)輸費(fèi)用。除此之外，通過(guò)這種工作模式能夠幫助負(fù)責(zé)應(yīng)收的銷(xiāo)售助理節(jié)省時(shí)間并提升效率，也能夠幫助公司對(duì)企業(yè)內(nèi)部的主數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和優(yōu)化，具體表現(xiàn)在：

1、將客戶信息、開(kāi)票信息進(jìn)行梳理，輸入CRM并同步到ERP中。

2、將現(xiàn)有的物料分類(lèi)規(guī)則精細(xì)化，以滿足不同稅目的需要。

以上改善對(duì)于財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，能夠有效減少重復(fù)勞動(dòng)，加快整個(gè)O2C的流程，為下一步會(huì)計(jì)憑證無(wú)紙化對(duì)應(yīng)（《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》）做準(zhǔn)備。

系統(tǒng)功能介紹

發(fā)票申請(qǐng)、金稅、SAP B1聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)能夠與ERP、開(kāi)票系統(tǒng)、金稅接口、企業(yè)微信接口、短信接口、郵件進(jìn)行整合，通過(guò)在線發(fā)票申請(qǐng)，發(fā)票審批、發(fā)票管理功能，為使用者提供更便捷的操作方式，具體功能如下：

發(fā)票申請(qǐng)

當(dāng)使用者需要進(jìn)行開(kāi)票時(shí)，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)票申請(qǐng)。點(diǎn)擊右上【主菜單】->【銷(xiāo)售-應(yīng)收發(fā)票】->【金稅】->【發(fā)票申請(qǐng)】進(jìn)行在線申請(qǐng)即可。

（在線發(fā)票申請(qǐng)）

添加開(kāi)票流程

簡(jiǎn)單的流程示意如下圖所示：

（添加開(kāi)票流程示意圖）

具體的操作方法如下：

在主界面，點(diǎn)擊【添加記錄】，如下圖所示：

（添加記錄示意圖）

在詳情頁(yè)面內(nèi)輸入客戶編號(hào)或者客戶名稱關(guān)鍵字，點(diǎn)擊【查找】。

（添加基礎(chǔ)信息）

在客戶選擇框中，通過(guò)不同搜索條件組合，選中要開(kāi)票的客戶。

（添加客戶至發(fā)票管理記錄）

注意：如果該用戶沒(méi)有在SAP中維護(hù)開(kāi)票信息，開(kāi)票信息鎖定按鈕是不勾選的。可以通過(guò)修改相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)整。需要特別說(shuō)明的一點(diǎn)是開(kāi)票信息只是從SAP開(kāi)票信息中進(jìn)行復(fù)制，在此界面修改發(fā)票信息并不會(huì)影響SAP的開(kāi)票數(shù)據(jù)，如果是長(zhǎng)期使用，可以在SAP中進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)。

（調(diào)整發(fā)票信息）

選擇開(kāi)票類(lèi)型和交貨記錄，點(diǎn)擊【復(fù)制從交貨數(shù)據(jù)】后，交貨數(shù)據(jù)列表中，選擇交貨/退貨記錄。

（發(fā)票在線生成）

返回界面，發(fā)票明細(xì)及SAP單據(jù)引用明細(xì)就會(huì)出現(xiàn)。在此請(qǐng)注意，對(duì)于物料號(hào)完全一致的行系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)匯總。

（發(fā)票及SAP單據(jù)引用明細(xì)管理）

點(diǎn)擊【添加】，數(shù)據(jù)保持之后就會(huì)回到系統(tǒng)的主界面，在發(fā)起流程審批之前可以點(diǎn)擊【發(fā)票預(yù)覽】進(jìn)行在線預(yù)覽。

（發(fā)票在線預(yù)覽）

當(dāng)發(fā)票填寫(xiě)且確認(rèn)無(wú)誤后，可以提交財(cái)務(wù)進(jìn)行審核。當(dāng)審批流程啟動(dòng)之后，發(fā)起人將不能再進(jìn)行修改。如果審批人拒絕，則需要重新啟動(dòng)審批流程。

審批流程

當(dāng)財(cái)務(wù)審批提交之后，財(cái)務(wù)人員會(huì)在企業(yè)微信中獲得一個(gè)通知，當(dāng)系統(tǒng)登錄之后就可以查看對(duì)應(yīng)的流程。當(dāng)審批被同意之后，流程狀態(tài)會(huì)變成【等待開(kāi)票】狀態(tài)。

（在線審批）

當(dāng)財(cái)務(wù)同意之后，紙質(zhì)發(fā)票信息會(huì)傳遞到開(kāi)票信息到開(kāi)票系統(tǒng)，開(kāi)票完成之后，發(fā)票號(hào)碼會(huì)回傳到開(kāi)票流程界面。電子發(fā)票信息會(huì)自動(dòng)調(diào)用接口，并以選擇的傳遞方式傳遞給最終客戶。同時(shí)，發(fā)票號(hào)碼會(huì)回寫(xiě)到開(kāi)票流程的詳情頁(yè)，如下圖所示：

（發(fā)票號(hào)碼回傳）

與此同時(shí)，SAP會(huì)生成對(duì)應(yīng)的應(yīng)收發(fā)票和應(yīng)收貸項(xiàng)憑證。其中，交貨生產(chǎn)應(yīng)收發(fā)票，退貨生成應(yīng)收貸項(xiàng)憑證。

（SAP自動(dòng)生成應(yīng)收發(fā)票和應(yīng)收貸項(xiàng)憑證）

對(duì)應(yīng)的SAP應(yīng)收發(fā)票會(huì)記錄發(fā)票號(hào)碼，如下所示：

（SAP系統(tǒng)記錄發(fā)票號(hào)碼）

開(kāi)票流程管理

通過(guò)【開(kāi)票流程管理】模塊能夠直觀的了解到目前已開(kāi)票的記錄，包含流程號(hào)、CA號(hào)、客戶名稱、發(fā)票類(lèi)型、發(fā)票狀態(tài)，并且能夠通過(guò)更改和查看進(jìn)行票據(jù)信息的修改與查看。

（開(kāi)票流程管理）

使用者可以通過(guò)關(guān)鍵字搜索功能對(duì)系統(tǒng)已有的發(fā)票記錄進(jìn)行搜索和查找。

（票據(jù)記錄搜索）

同時(shí)也可以通過(guò)列頭的快速篩選功能進(jìn)行篩選及排序。

（票據(jù)記錄篩選）

活字格價(jià)值

相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人表示：

作為公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型的開(kāi)胃菜，使用低代碼技術(shù)快速創(chuàng)建了邊緣ERP用戶的界面，對(duì)接了不同的技術(shù)棧的系統(tǒng)，打破系統(tǒng)間部門(mén)的“煙囪”。